Обычно учет ведеться с помощью базы данных и написанного именно под ваши нужды интерфейса.
Если действительно нужен учет, можно воспользоваться Acces'ом или обратиться к стороннему разработчику который сделает Вам интерфейс для сбора, обработки, создания отчетов(актов) и тп.
На мой взляд работа не такая уж из сложная. Но очень полезная.
Видел в одной лифтовой компании как раз подобную базу данных. Смысл работы такой: Есть диспетчер, ему поступают звонки от пользователей. Информацию поступивших звонков он заносит в базу. Потом вызывает аварийную бригаду (эту инфу тоже заносит в базу). После того, как бригада побывала на объекте, она сообщает результат (починили или нужен ремонт и тп).