Участие бесплатное?
Почти бесплатное... Стоимость участия с НДС составляет 22 800 руб. за одного участника + обед (шведский стол) 750 руб. Также можно разместить экспозицию участника в выставочном зале всего лишь за 20 000 руб. с НДС.
По данным официального сайта ТГК «Измайлово» Гамма-Дельта, стоимость аренды объединенных конференц-залов «Суздаль» и «Ростов» составляет от 55 500 руб. за 9 часов, стоимость обеда "Шведский стол" 750 руб.
Предположим, что заявится 60 желающих, из которых заплатят "живыми" деньгами 30 человек + найдутся три компании, желающие разместить экспозицию участника в выставочном зале, то сбор за участие составит 30 х 22 800 + 3 х 20 000= 744 400 руб.
Организация мероприятия:
Аренда зала - 55 500 руб. (за 9 часов);
Мультимедийный проектор - 700 руб./час (6 300 руб. за 9 часов);
Подключение звукоусиливающей аппаратуры - 650 руб./час (5 850 руб. за 9 часов);
Беспроводной презентатор (1 шт.) - 250 руб./час (2 250 руб. за 9 часов);
Настройка аппаратуры заказчика (разово) - 2 500 руб.;
Подключение к выделенной линии Интернет со скоростью до 100 мбит/с - 4 000 руб. (день);
Аренда дополнительного сетевого оборудования: Wi-Fi роутер, точки доступа, маршрутизатор - 900 руб./час (8 100 руб. за 9 часов);
Вода, бумага, ручки, стаканчики - 5 000 руб.
Итого: 55 500 + 6 300 + 5 850 + 2 250 + 2 500 + 4 000 + 8 100 + 5 000 = 89 500 руб.
Здесь же различные трансферы по доставке гостей и аппаратуры с инвентарем + еще тысяч 10-15.
Грубо около 100-110 тысяч рублей.
Плюс организацией занимаются люди, которые хотят за это получать зарплату, и желательно еще с уплатой страховых взносов. В то же время прибыль тут вырисовывается вполне себе заметная, сказать, что стоимость участия требуется лишь для покрытия расходов на организацию мероприятия вряд ли здесь получится.
Поэтому бесплатным такое мероприятие вряд ли возможно. Вышеприведенные расчеты условны и лишь примерно показывающие, какие затраты несут организаторы, со стороны которые полностью не увидеть и не посчитать.
Как мне кажется, можно было бы, снизив стоимость участия, привлечь больше участников и сделать мероприятие более массовым и заметным, получив тот же доход при гораздо более высоком имиджевом эффекте для организаторов.
Отметим, что общая площадь объединенных конференц-залов «Суздаль» и «Ростов» - 250 кв.м., высота потолка – 3 м., вместимость - от 50 (расстановка «Круглый стол») до 250 человек (расстановка «Театр»), то есть количество участников можно существенно увеличить.
Оплату обедов в расчет не берем, так как она "в ноль" соответствует расценкам гостиницы.
